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Comenzar es el paso más complicado que tenemos que dar cuando nos planteamos un nuevo proyecto o nos marcamos nuevos objetivos. Los abordamos con tantas ganas, que nos ponemos en marcha de inmediato, sin valorar de qué forma lo llevaremos a cabo. De esta manera, acabamos enfocándonos en la meta u objetivo que queremos alcanzar, cuando deberíamos hacerlo en el método o sistema que seguiremos para conseguirlo.

Hoy voy a enseñarte cómo sacar el máximo partido a tus plantillas del pack productividad, para que empieces a planificar tus objetivos trabajando en ellos de manera ordenada y eficaz; ¡Consigue tus objetivos y metas!

Una de las claves para comenzar, es no dejarte abrumar por esas grandes ideas que tienes y acabes, como ocurre muchas veces, guardándolas en un cajón. Así que coge tus plantillas y ¡vamos al lío! Descargar Kit Productividad.

Trabajaremos con el siguiente ejemplo: Supongamos que nuestro proyecto es elaborar un catálogo de productos, donde nos encargaremos de realizar las fotografías de los productos, diseñar el catálogo y buscar imprenta. La fecha de entrega es el 20 de Agosto.

Cómo utilizar las plantillas de proyectos

En esta primera etapa, nos centraremos en segmentar el proyecto. Divide esa gran idea o proyecto en pequeñas tareas asequibles, tanto como puedas. Si además, puedes hacerlo agrupándolas por áreas de trabajo, te recomiendo que lo hagas.

Empezando con nuestro ejemplo, las áreas en las que dividiríamos el proyecto serían: recabar información del cliente, diseño del catálogo, fotografía e impresión. A su vez, cada una de estas áreas contendrían varias tareas. Además, indicaremos fecha de inicio y fin del proyecto, y fechas límites en la que cada tarea debe estar terminada. En la barra de progreso, indicaremos la evolución al final de casa semana.

Cómo utilizar la plantilla de tareas

En esta segunda etapa, agruparemos todas las tareas según su urgencia e importancia. Es lógico que pienses que todas las tareas son urgentes e importantes en un proyecto. Sin embargo, esto dependerá de la fase del proyecto en la que estemos. Una tarea que ahora no es urgente, puede serlo en una fase futura.

Si tu proyecto es de gran volumen, usa una plantilla de tareas por semana, para que siempre esté actualizada. En este caso, solo tendrás que anotar las tareas que vayas a llevar a cabo en esos 7 días. Además, es necesario conocer si alguna de las tareas precisa de la previa realización de otra para que pueda ser ejecutada. En nuestro ejemplo, antes de realizar la maquetación del catálogo, es necesario que hayamos realizado previamente la post-producción de las imágenes.

Las tareas urgentes son aquellas que precisan atención inmediata. Cuanto mayor es el tiempo que tenemos que dedicar y más cerca está su fecha límite, más urgente es.

Las tareas importantes son aquellas cuya no ejecución implican graves consecuencias. Cuanto mayor es dicha consecuencia, mayor es la importancia de la tarea.

Cómo utilizar la plantilla de control

Esta tercera etapa está enfocada en la gestión del tiempoEsta plantilla es perfecta para conocer el tiempo de ejecución de cada tarea, algo de suma importancia, especialmente cuando tenemos tareas recurrentes.

Anota en ella todas las tareas de tu proyecto, y en la casilla correspondiente, las horas que dedicas diariamente a cada una de ellas. En cada tarea marca también su fecha límite (en el ejemplo lo he marcado en color amarillo), para que en un vistazo, puedas ver si las has cumplido.

A mí en lo personal, me cuesta mucho calcular mis tiempos cuando tengo que organizar proyectos o planificar metas. Así que quiero dejarte un tip de planificación de algo que me está ayudando mucho. Espero que lo pongas a prueba y me cuentes si a ti también te funciona.

Imprime dos plantillas de control de proyectos. En una de ellas anotarás todas las tareas y el tiempo que crees que te llevará realizar cada una de ellas.

La otra la usarás como te he explicado antes. Al finalizar el proyecto, podrás hacer una comparativa entre ambas plantillas. Si por ejemplo, en la mayoría de tareas has tardado el doble de lo que habías contemplado, en futuros proyectos estimarás tus tiempos al doble. De este modo, para una tarea para la que estimas 1 hora de ejecución, reservarás dos horas.

A veces no es cuestión de mejorar la productividad, sino de conocer nuestros tiempos de trabajo.

Cómo utilizar la plantilla de Análisis

En la cuarta y última etapa, analizaremos los resultados que hemos obtenido, y si es necesario replantearemos de nuevo la planificación. Al igual que hiciste con la plantilla de tareas, si tu proyecto es de gran volumen, usa una plantilla de análisis cada semana. Si necesitas hacer cambios de planificación para mejorar tu método, ¡hazlos!

Es una gran herramienta para mejorar la productividad. De nada sirve hacer un gran trabajo, si no analizamos qué ha funcionado y qué no. Esto hará que hallemos un método que realmente nos funcione y no nos haga abandonar a mitad de camino.

Con estas plantillas y tips, alcanzarás un método de organización que te permitirá conseguir tus objetivos y proyectos. Conocerás en todo momento cuales son las tareas prioritarias, tus progresos y los cambios y mejoras que necesitas realizar.

Si aún no has descargado tu pack productividad, puedes hacerlo ahora,
¡son un recurso gratuito!

¡Descargar plantillas!

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