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No te parecería nada insólito si te hablara de lo complicado que resulta mantener un orden en los archivos digitales, ya sea en tu ordenador, en la nube o en cualquier aplicación que uses. Para mí, algo maniática del orden, siempre ha sido mi talón de Aquiles. ¿Organizo la información por proyectos o tipos de recursos? ¿Borro este archivo definitivamente? ¿Dónde guardé tal archivo? hasta que hace unos meses, me topé por casualidad con el método PARA de Tiago Forte y decidí ponerlo a prueba.

En qué consiste el método PARA

Su acrónimo significa proyectos, áreas, recursos y archivos. Es un sistema para organizar información digital y se basa en tres principios:

  1. Limita a 4 las categorías (proyectos, áreas, recursos y archivos).
  2. Gestión de la información en modo espejo. Transición entre los diferentes programas sin dificultad, al replicar el mismo esquema de organización (Usa siempre el mismo número de carpetas, nombres, capitalizaciones y puntuación en todas las aplicaciones y dispositivos).
  3. Separa accionables de no accionables. Entiéndase accionable como información procesable.
Información accionable y no accionable.

Por otro lado, en este método existe un flujo de información, es decir, la información que recopilamos puede moverse de unas categorías a otras en base a la accionabilidad de ésta. Así por ejemplo, un proyecto, área o recurso que ya no necesitamos puede pasar a la carpeta de archivos o a la inversa, en caso de que necesitemos rescatarlo.

Ahora que te he puesto en situación, veamos una a una las 4 categorías que contempla el método.

Proyectos

Es aquella información enfocada en conseguir un objetivo con fecha límite. Requieren nuestra atención por un período limitado de tiempo. Como explico en el post 4 pasos para conseguir tus objetivos mejorando tu planificación, los proyectos se dividen en pequeñas tareas asequibles que te permiten conocer tu progreso.

Áreas de responsabilidad

Como el propio Tiago explica, las áreas son esferas de actividad que deben mantener unos estándares indefinidamente. En otras palabras, son los roles que adquieres en tu vida y aquellas cosas de las que eres responsable y que requieren nuestra atención todo el tiempo.

Algunos ejemplos que te ayudarán a diferenciar ambas categorías son:

Viajar a Roma (proyecto) – Viajes (área).
Publicar un libro (proyecto) – Escribir (área).
Realizar una sesión de fotos (proyecto) – Fotografía (área).

Recursos

Son todos aquellos temas de interés constante. Para diferenciarla de las áreas plantéalo de la siguiente manera: Si tiene relevancia personal y no lo compartirías con los demás, es un área. Si por el contrario son intereses, temas o activos que podrías compartir, son recursos.

Por ejemplo, tus finanzas personales son un área (es personal, requieren tu atención todo el tiempo y no las compartirías con cualquiera); Los artículos, plantillas y medios que usas para aprender a gestionar tus finanzas personales son recursos (son de tu interés, pero no es información personal y por consiguiente, podrías compartirla con cualquier persona).

Archivos

Son todos aquellos elementos de las otras tres categorías que están inactivos. Proyectos finalizados o en modo standby, áreas que ya no necesitas (por ejemplo, si cierras tu empresa) o recursos que ya no usas o no son de tu interés por el momento.

Cómo poner en práctica el método PARA

  • El primer paso, es definir tus proyectos. Haz un listado meticuloso de todos los proyectos que tienes entre manos o prevés poner en marcha, tanto personales como laborales.
  • Una vez definidos los proyectos, crea áreas en las que puedas organizarlos. Todos los proyectos deben pertenecer a un área.
  • Ahora, es momento de crear las carpetas en tu ordenador, aplicaciones o cualquier herramienta que uses para gestionar tu información digital. Nunca crees carpetas sin contenido. Quedará algo parecido a esto.
Proyectos
Áreas
Recursos
Archivos

Recuerda usar siempre el mismo esquema de organización en todos los programas.

Hay un par de cosas que debes tener en mente si decides usar este método:

  1. El primer nivel o categoría de información que debes tener presente son los proyectos y no las áreas. Consiste en separar la poca información procesable de la gran información no procesable. Si se incluyeran los proyectos dentro de sus áreas correspondientes, tendríamos que profundizar en mucha información que no es accionable por el momento (área) para encontrar esa mínima información accionable (un proyecto concreto). Es una forma rápida de tener a mano aquello en lo que estamos trabajando ahora.
  2. Definir tus proyectos es la clave de este método. Tiago insta a que se haga una lista de todos nuestros proyectos, sin usar herramientas o programas que incentiven, sugieran, restrinjan o supongan por nosotros.

Después de varios meses usando el método PARA, tengo que decir que me ha aportado mucha claridad y me ha hecho consciente de toda la información que tengo. Ahora sé como gestionar mis archivos, dónde buscarlos y cómo priorizarlos. Te animo a que lo pruebes y lo valores por ti mismo.

Cuéntame qué otros métodos conoces o usas para organizar tu información digital y si te gustaría que pusiera algún otro a prueba ¡Estaré encantada de leerte!

Si te ha parecido interesante y quieres profundizar un poco más, puedes hacerlo en el blog de Tiago Forte

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